ETISK POLICY
Denna policy gäller för alla medarbetare inom Vellingebostäder AB (Vellingebostäder). Vellingebostäder strävar efter att entreprenörer, leverantörer och andra affärskontakter, i tillämpliga delar, ska följa denna policy.
Vellingebostäder är kommunens största fastighetsägare med det största urvalet av bostäder. Vi skall tillhandahålla lägenheter och lokaler med så bra kvalitet och service att det skall möjliggöra ett attraktivt boende.
Vårt uppdrag är även ett moraliskt uppdrag som bygger på respekt och likabehandling. Vi strävar efter goda och förtroendefulla relationer. Vårt anseende och omvärldens förtroende är några av våra mest värdefulla tillgångar. Detta påverkas av vårt agerande och hur vi uppfattas. Våra hyresgäster, ägare, leverantörer och andra intressenter förväntar sig att vi har hög etisk profil och affärsmoral. Detta ställer krav på oss och innebär att vi har ett ansvar mot alla våra affärspartners och intressenter, men även mot alla kommuninvånare.
Alla medarbetare är företrädare för Vellingebostäder. Det innebär ett stort ansvar och kräver att var och en agerar sakligt, objektivt och professionellt i alla situationer. Vellingebostäders medarbetare skall ta ett personligt ansvar för sina handlingar.
God affärsmoral
Vellingebostäders kontakter med leverantörer, entreprenörer, hyresgäster och andra intressenter ska kännetecknas av god affärsmoral, objektivitet och likabehandling. Medarbetare får inte delta i privata affärsupplägg där intressekonflikt kan uppstå med Vellingebostäders intressen.
Vi tolererar inte någon form av korruption. Vi följer Institutet mot mutors ”Kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet” (http://www.institutetmotmutor.se/naringslivskod). Det är varje anställds skyldighet att ta del av och följa vid varje tidpunkt för bolaget gällande policys. Ingen inom Vellingebostäder får utnyttja sin ställning för personlig eller närståendes vinning på företagets, leverantörers eller hyresgästernas bekostnad.
Förmåner, gåvor och representation
Vad som sägs nedan gäller både när man tar emot och ger en förmån eller gåva samt internt och externt. Det är inte möjligt att på förhand definiera exakt vilka förmåner som är att anse som tillbörliga respektive otillbörliga. En skälighetsbedömning måste därför göras i varje enskilt fall. Risken ökar med förmånens eller gåvans värde och frekvens. En förmån som överensstämmer med vad som anses som vedertagna umgängesformer mellan näringslivet och offentliga organ är i normalfallet tillåten. Förmåner som är måttfulla och lämnas öppet kan ses som en indikation på att de är tillåtna. Vid osäkerhet eller när gränsdragningsproblem uppstår ska det konkreta fallet diskuteras med närmaste chef.
Exempel på tillåtna förmåner:
- Arbetsmåltider av måttfull karaktär
- Måttfull uppvaktning på jämna födelsedagar, andra bemärkelsedagar eller vid sjukdom förutsatt att det är måttfullt med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet
- Mindre varuprov överlämnade i samband med företagsbesök eller vid jämförliga arrangemang
- Gåvor i andra sammanhang som saknar nämnvärt marknadsvärde
Vad gäller värdet av en förmån, så är det värdet för mottagaren som ligger till grund för bedömningen. Även förmåner utan ekonomiskt värde kan vara otillbörliga. Det kan t.ex. avse ett medlemskap i en exklusiv klubb eller en prestigefylld utmärkelse.
Om närstående (make/maka/sambo/barn etc.) istället erbjuds förmånen eller gåvan är den inte att anse som tillåten, oavsett värde.
Exempel på otillåtna förmåner, som under inga förhållanden får erbjudas, accepteras eller lämnas av medarbetare hos Vellingebostäder:
- Gåvor i form av pengar, värdepapper eller liknande
- Lån av pengar
- Borgensåtaganden eller skuldtäckning
- Eftergifter av köpeskilling eller fordran, amortering eller ränta
- Dolda inköpsrabatter, provisioner eller bonusar samt s.k. “kickbacks”
- Varor eller tjänster från leverantörer t.ex. i form av byggmaterial eller transport- och hantverkstjänster
- Erbjudanden om att nyttja fordon, båt, fritidsbostad eller verktyg och maskiner för privat bruk
- Helt eller delvis betalda nöjesresor eller semestervistelser
Under förhandlingar eller pågående upphandlingar ska medarbetare hos Vellingebostäder inte acceptera eller erbjuda några inbjudningar till aktiviteter tillsammans med, eller gåvor från, leverantörer eller entreprenörer.
Resor, m.m
När det gäller studieresor, mässbesök och liknande som arrangeras av externa kontakter ska inbjudan vidarebefordras till närmaste chef så att denne kan avgöra om det är fråga om ett seriöst program samt om någon på företaget har nytta av resan eller besöket. Ett eventuellt deltagande betalas helt eller delvis av arbetsgivaren. Beslut om deltagande ska ske av VD och skriftligen bekräftas. Vad gäller inbjudningar till regionala sportevenemang och liknande arrangemang, ska närmaste chef fatta beslut om det är lämpligt att medarbetaren deltar.
Upphandling, inköp och avrop
Vellingebostäder är en upphandlande myndighet enligt Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och har därmed att följa LOU.
Upphandlingsrutiner är under framtagande.
Privat anlitande av leverantörer och entreprenörer
När en medarbetares egna intressen kan påverka hans eller hennes förmåga att på företagets vägnar fatta opartiska beslut föreligger en intressekonflikt. Intressekonflikter kan leda till att fattade affärsbeslut, eller integriteten hos personen som fattar dessa beslut, ifrågasätts. Vi måste därför iaktta försiktighet vid privat anlitande av Vellingebostäders leverantörer och entreprenörer. Före privat anlitande av Vellingebostäders leverantörer och entreprenörer ska ett sådant förfarande skriftligen godkännas av VD. Det är inte alltid lämpligt att anlita Vellingebostäders leverantörer och entreprenörer privat, även om det sker till marknadsmässiga ersättningar. Det är aldrig lämpligt att privat anlita leverantörer och entreprenörer som har pågående ramavtal med Vellingebostäder. Anlitandet av Vellingebostäders leverantörer och entreprenörer privat kan för utomstående uppfattas som otillbörligt.
Öppna och måttliga personalrabatter som riktar sig till samtliga anställda, t.ex. personalköp via HBV-avtalen, är tillåtna.
Uthyrning
Vellingebostäders uthyrningspolicy tillämpas vid all uthyrning av bostäder, vilket bl.a. innebär att bostäderna fördelas till den som har längst kötid (under förutsättning att man blir godkänd som hyresgäst hos Vellingebostäder). Se vidare uthyrningspolicyn.
Bisysslor
Med bisyssla förstås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Om arbetsgivaren anser att en bisyssla hindrar arbetsuppgifterna, kan påverka medarbetarens handläggning av ärenden i sitt arbete eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren förbjuda medarbetaren att utöva sådan bisyssla.
Bisysslor är i sig inte något som Vellingebostäder motsätter sig, förutom då bisysslor kan vara:
- Arbetshindrande
- Förtroendeskadliga
- Konkurrerande
Förtroendeuppdrag inom fackliga och politiska organisationer samt ideella föreningar räknas normalt sett inte som bisyssla.
För att underlätta bedömningen av om en bisyssla är förtroendeskadlig, finns en checklista; se Checklista bisysslor Vellingebostäder AB.
För ytterligare information, se Riktlinjer för bisyssla Vellingebostäder AB.
Medarbetaren ska på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan (använd blankett Anmälan bisyssla Vellingebostäder AB). Varje chef har ett ansvar att i förekommande fall utreda om medarbetare har bisysslor som skulle kunna falla under någon av de punkter som nämnts ovan.
Sponsring
Sponsring är ett avtal till ömsesidig nytta mellan Vellingebostäder, som förbinder sig att lämna ersättning i form av kontanta medel, varor och/eller tjänster och den andra parten (den sponsrade) som motprestation tillhandahåller t ex exponering av företagsnamn, varumärke eller tjänster, till nytta för Vellingebostäder i vår verksamhet.
Vårt fokus är verksamheter för barn och ungdomar inom Vellinge kommun och särskilt inom områden som idrott, kultur och samhälle.
VD beslutar vilka sponsoravtal som ska ingås.
Övrigt
Den som attesterar eller på annat sätt godkänner en faktura ansvarar för att den är riktig till innehåll och pris. Kostnader hänförliga till ett projekt eller en fastighet får inte belasta andra projekt eller fastigheter.
Fordon, inventarier etc. som tillhör Vellingebostäder AB får endast användas i tjänsten, såvida inte annat är särskilt avtalat.
Avvikelser
Medarbetare som upptäcker förhållanden som upplevs strida mot lagen eller denna policy, ska påtala detta för sin närmaste chef, till VD eller styrelsen. En sådan anmälan kan göras anonymt. En medarbetare som erbjuds förmån eller gåva som kan antas strida mot denna policy ska meddela detta till VD, även om medarbetaren har avböjt förmånen eller gåvan.
Åtgärder kan vidtas mot anställda som inte följer policyns bestämmelser. Dessa åtgärder kan vara varning, omplacering och, i de allvarligaste fallen, uppsägning eller avskedande. Åtgärden måste vara proportionerlig mot åsidosättandet av policybestämmelsen.
Om det finns anledning att anta att ett brott kan ha begåtts är det omständigheterna i det enskilda fallet som ligger till grund för om Vellingebostäder gör polisanmälan.
Uppföljning av policyns tillämpning
Denna etiska policy skall från och med antagandet ligga som bilaga till tecknade anställningsavtal. Utan hinder av detta äger Vellingebostäder rätt att när som helst göra förändringar i denna etiska policy. Varje medarbetare ska hålla sig uppdaterad om sådana förändringar.
Policyn ska kontinuerligt följas upp i verksamheten. Det är varje chefs ansvar att se till att denna policy informeras om och iakttas inom dennes ansvarsområde.